Zeven jaar samen bouwen aan een sociaal en circulair experiment

In de eerste uitgave van Eindeloos vertelde architect Thomas Bögl over de bijzondere circulaire toepassingen in het gebouw. In deze editie gaat hij verder in op het samenwerkingsproces.

De samenwerking begon met een tender, maar Bögl wilde meer dan alleen de stukken lezen en oppervlakkig contact. “Je gaat niet zomaar een relatie van zeven jaar aan zonder te weten wie er tegenover je zit,” vertelt hij. Daarom sprak hij persoonlijk met de directeur van het Voedingscentrum. Het bleek een cruciaal moment. “Het was even aftasten. Dit gesprek gaf ons het vertrouwen dat we er samen uit konden komen.”

Het Voedingscentrum gaf LIAG veel vrijheid om het ontwerp in te vullen, zolang er gezamenlijk werd besloten of die invulling passend was. “Dat gevoel van een gezamenlijk doel was doorslaggevend. Het was geen eenrichtingsverkeer, maar echt samen ontwikkelen.”

De financiële afspraken waren van het begin af aan helder: LIAG kreeg één budget voor de gehele zeven jaar, inclusief de verbouwing en kreeg de vrijheid om dit te verdelen, zolang ze alles transparant communiceerden met het Voedingscentrum. “Dankzij het contract konden we de extra tijd voor circulair bouwen verantwoorden,” legt Bögl uit. “We konden extra tijd besteden in de voorfase om kosten te besparen en flexibiliteit te waarborgen.” We ontwierpen de trapleuning zo dat het uit één metalen plaat kon worden gesneden, zonder restmateriaal. Dat bespaarde kosten en materiaal, maar vergde veel tekenwerk. Het is een voorbeeld van hoe efficiëntie en duurzaamheid samenkomen.”

Het contract legde vast dat LIAG gedurende zeven jaar verantwoordelijk bleef voor beheer en onderhoud van twee verdiepingen. “Daar moesten natuurlijk wel goede afspraken over worden gemaakt om risico’s te voorkomen.” De oplossing kwam in de vorm van een marge van tien procent groei of krimp in werkplekken. Bögl: “Het Voedingscentrum had toentertijd zestig werknemers. We ontwierpen direct voor circa tachtig adaptieve werkplekken in plaats van zestig, zodat eventuele toekomstige veranderingen al waren ingecalculeerd.” Zo kon het Voedingscentrum flexibel blijven zonder dat het LIAG extra kosten opleverde.

Ook in het gebruik werd flexibiliteit ingebouwd: er werd gewerkt met multifunctionele ruimtes, stiltezones, open werkplekken en vergaderruimtes die ook als werkplek konden dienen. Door vooraf uitgebreid te analyseren welke typen medewerkers er waren kon LIAG maatwerk leveren en latere aanpassingen beperken. Onderzoekers kregen bijvoorbeeld een vaste plek, de voorlichters, die veel minder vaak op kantoor waren, kunnen alleen gebruik maken van de flexibele werkplekken. “Er ging meer tijd zitten in de analyse dan bij een reguliere opdracht," legt Bögl uit. “We hebben zelfs individuele medewerkers gesproken en bijpassende oplossingen bedacht. Zo hebben we meegedacht over aanpassingen op de werkplek van een medewerker met allergieën en een medewerker die snel overprikkeld raakte. Dat voorkomt dat je later ruimtes moet aanpassen omdat ze niet aan de behoeftes voldoen.”

Het Voedingscentrum stond ook open voor onconventionele ideeën. Zo werden schommels in een vergaderruimte geplaatst om een informele ontmoetingsruimte te creëren. “Het Voedingscentrum vond het eerst gek, maar ging er toch mee akkoord. Uiteindelijk werd het een plek waar mensen even samenkomen.”

Niet alle ideeën werkten direct. De archiefkasten die als belcellen waren ingericht, bleken in de praktijk erg claustrofobisch aan te voelen en moesten naderhand worden aangepast. Ook de lange tafels waren te rumoerig en kregen een andere bestemming. “Het mooie was dat we samen konden bijsturen. Het meerjarige contract gaf juist die ruimte.”

Een ander bijkomend effect van het meerjarige contract met een vast budget was de inzet op circulaire materialen. “Circulaire materialen zijn goedkoper dan traditionele materialen en dit scheelde bouwkosten," vertelt Bögl verder. “Maar het vinden van herbruikbare materialen op de markt kost veel meer tijd, tijd die we bij een reguliere opdracht niet hadden gehad. Deze contractvorm gaf ons de gelegenheid om hier echt in te duiken tijdens de voorbereidingsfase."

De circulaire materialen waren over het algemeen nog volledig bruikbaar maar een enkele keer moest er toch iets worden aangepast. Bögl: “Sommige tapijttegels waren niet meer perfect schoon. Wanneer er nu een tegel vervangen wordt, ligt er ineens een rode tegel tussen de grijze. Dat geeft het gebouw een speels karakter.”

Niet alles viel binnen de contractafspraken. Installaties zoals licht en ventilatie waren een grijs gebied en vroegen veel overleg met de verhuurder. Bögl: “Maar door de goede relatie konden we informeel oplossingen vinden en met de huurder meedenken.”

De samenwerking met interne coördinatoren was cruciaal. “Het ging om geven en nemen. Soms deden wij iets extra’s, soms pakten zij zelf zaken op. Dat maakte het proces soepel.” Het Voedingscentrum wilde naderhand nog aanpassingen maken in het souterrain, maar omdat deze verdieping niet bij het originele contract behoorde, viel dit buiten de gemaakte afspraken. “Hier hebben ze LIAG dus weer apart voor ingehuurd.”

Het contract met het Voedingscentrum was een sociaal experiment dat liet zien hoe architectuur en samenwerking elkaar versterken. Voor Bögl was dit contract uniek. “Ik ben het nooit meer tegengekomen in de markt, maar het gaf ons veel inzicht in wat wel en niet werkt.” Zijn advies aan andere bureaus: ”Zet in op de relatie, maak een grondige financiële analyse en wees bereid om in grijze gebieden samen oplossingen te vinden.”

Hoewel Bögl zich afvraagt hoe dit model zou werken bij grotere projecten met meer risico’s, zou hij eenzelfde constructie opnieuw aangaan. “De samenwerking met het Voedingscentrum gaf ons voldoening en extra kennis. We werkten met een businessmodel waarin de relatie belangrijker was dan het geld. We passen de geleerde lessen nu toe in onze nieuwe projecten, vooral rond circulair materiaalgebruik en flexibel inrichten.”

Het project heeft bewezen dat een langdurig contract niet alleen risico’s met zich meebrengt, maar ook mooie kansen: voor innovatie, voor circulair werken en voor een inspirerende werkomgeving.